Sosialisasi Keputusan Sekjen KPU Nomor 357 Tahun 2020 pada Seluruh Pimpinan dan Staf KPU Kepulauan Seribu
Berbeda dengan biasanya, Rapat Pleno Rutin Mingguan 20 Mei 2020 melibatkan seluruh staf baik PNS maupun non PNS KPU Kepulauan Seribu. Secara khusus agenda rapat pleno mingguan kali ini membahas Keputusan Sekretaris Jendral KPU RI Nomor 357/SDM.03.1-Kpt/05/SJ/2020 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Bekerja di Tempat Tinggal Masing-Masing bagi Pegawai di Lingkungan Sekretariat Jenderal KPU, Sekretariat KPU Provinsi, Sekretariat KPU Kabupaten/Kota.
Agenda rapat ini secara khusus diselenggarakan atas inisiasi Ketua KPU Kepulauan Seribu mengingat masa berkerja dari rumah atau work from home (WFH) diperpanjang hingga 29 Mei 2020 sesuai Surat Edaran KPU Nomor 15 tahun 2020. Pada wilayah yang menerapkan PSBB pelaksanaan WFH harus memiliki sasaran kinerja dan target kerja pegawai yang jelas. WFH harus dilakukan di tempat tinggal dan tidak di tempat lain. Jika ada alasan penting yang mengenai tugas urgent di kantor, maka dapat ditugaskan ke kantor. Tentunya dengan memperhatikan protokol kesehatan.
Dalam kesempatan tersebut Ketua KPU Kepulauan Seribu, Murhofik, memastikan pelaksanaan tugas fungsi dan layanan berjalan efektif selama masa bekerja dari rumah.
Keputusan Sekjen KPU nomor 57 tahun 2020 di antaranya mengatur tentang jam kerja serta pelaporan kinerja selama WFH. Pegawai bekerja sesuai dengan jam kerja yang berlaku di lingkungan KPU, yaitu
Senin hingga Kamis jam kerja 07.30–16.00. Sedangkan hari Jumat jam kerja 07.30–16.30. Namun dikarenakan bertepatan dengan Bulan Suci Ramadhan maka jam kerja hari Senin hingga Kamis menjadi 08.00–15.00, sedangkan hari Jumat jam kerjanya menjadi 08.00–15.30. Dalam rapat disampaikan pegawai yang melakukan kerja di kantor, harus berdasarkan penugasan dari pejabat yang berwenang dan dituangkan dalam Surat Tugas. Pegawai melaksanakan tugas dengan rencana kerja yang disetujui oleh atasan
langsung dan melaporkan setiap harinya kepada atasan langsung secara berjenjang juga diketahui oleh Komisioner. Pegawai yang melaksanakan WFH dilarang meninggalkan
tempat tinggal kecuali dalam keadaan mendesak. Pegawai juga harus selalu mengaktifkan alat komunikasi agar tetap melakukan komunikasi dengan atasan langsung. Dalam rangka terdapat rapat pertemuan yang wajib dihadiri, pegawai yang sedang melakukan WFH dapat melakukan pertemuan dengan video conference. Atasan langsung bertanggung jawab dengan pelaksanaan Bekerja dari Rumah dan hasil kerjanya.
Terkait pelaporan, untuk KPU Kabupaten/Kota se-Provinsi DKI Jakarta melakukan pelaporan secara online. Untuk mekanismenya Sekretaris dapat memerintahkan staf bagian SDM agar pelaksanaan WFH bagi Komisioner, Sekretaris dan Para Kasubbag dalam Rapat Pleno Rutin
dapat disusun laporan dalam bentuk Foto Kehadiran, Notulensi serta Surat
Undangan. Terkait laporan Kinerja Sekretaris, Kasubbag dan Staf setiap hari dilaporkan melalui grup SDM KPU se-DKI Jakarta melalui Kasubbag SDM pada hari setelahnya. Setiap bulan Rekap Kinerja dikirim dalam bentuk Soft Copy, setelah selesai masa WFH dikirim dalam bentuk Hard Copy.
Pelaporan Kinerja Online yang digunakan KPU Kepulauan Seribu menggunakan Aplikasi Google Doc, untuk format pengisian sudah sama seperti
yang dibuat oleh KPU Provinsi DKI Jakarta namun beda server. Jam masuk dan jam keluar diisi sesuai dengan jam kerja. Untuk uraian kerja harian sedikit berbeda dengan KPU Provinsi DKI Jakarta, KPU Kepulauan Seribu menyertakan jam. Untuk posisi pegawai saat ini, memasukkan link google maps dari alamat rumah masing-masing untuk memastikan bahwa pegawai tidak pulang kampung. Pelaporan Kinerja Online ini sudah dilakukan uji coba sejak tanggal 16 Mei 2020 dan telah diaplikasikan mulai tanggal 18 Mei 2020. Untuk Rekap Laporan Kinerja Online ini dilaporkan ke KPU Provinsi DKI Jakarta
pada hari setelahnya.
Pelaksanaan rapat pleno rutin mingguan tersebut ditutup dengan Tausiyah singkat yang disampaikan oleh Ahmad Gojali, Anggota KPU Kepulauan Seribu sekaligus doa bersama agar seluruh Pimpinan dan Pegawai KPU Kepulauan Seribu senantiasa diberikan kesehatan.
